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事務局日記

▼ 給与計算

2006年10月27日

通勤手当の不正受給と返還

 会社への通勤手段は人により様々で、電車通勤やマイカー通勤、自転車や徒歩での方もおられるでしょう。

 今回は、例えば、電車で通勤すると事前に届け出た者が、会社に偽って自転車で通勤していたことが判明した場合、会社側は支給した通勤手当の返還を求めることはできるのかというテーマです。

 そもそも通勤手当とは

 通勤手当は通勤にかかる費用を、会社が現金または定期券などの現物で社員に支給するものです。本来通勤にかかる費用は労働者が負担すべきものですが、社員の福利厚生の一環として住所や通勤経路の届出を求めた上で、合理的な経路による費用を賃金の一部として支給する会社が多いでしょう。

 返還要求はできるか

 通勤手当は賃金なので、通勤に使ったかどうかにかかわらず受け取ることができるとの見方もありますが、実際にかかる費用を支給する仕組みなので、使っていないならば返還を求めることができるものだともいえます。

 本来払わなくてもよい通勤手当を払うことになれば、「会社に経済的損失を与えてはならない」という信義則に反します。また、自転車通勤なのにあたかも電車などを利用しているように装えば、通勤経路の虚偽申告になります。

 返還の範囲と処分

 今回のように会社が社員の不正な行為により過払いとなった賃金の返還請求をする場合は、民法上の不当利得返還請求に基づいて行うことになります。

 したがって、労基法上では賃金の支払請求権は2年(退職金5年)で消滅しますが、民法上の時効に従うことになるので、過去10年以内の不正受給までさかのぼって返還請求することができるようになります。

 加えて懲戒処分として、賃金の減額処分をすることが考えられますし、また、降格、出勤停止などの処分をすることも考えられます。

 通勤災害でも

 通勤手当の不正受給は会社の処分の対象になるだけではありません。もしも届出と違う経路での通勤途上に交通事故に遭遇した場合、労災保険上の通勤災害として認められない可能性もあります。それは、通勤災害による給付の対象が合理的経路の途上での事故などに限定されており、届出と違う経路での通勤が、合理的経路であったとみなされない可能性があるからです。

 

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2006年09月19日

法定超勤(残業)って、何?

皆様の会社の労働時間は何時間でしょうか?

労働基準法では、原則1日8時間を超えて労働した場合、法定時間外の労働をしたことになり、労基法第37条によって割増賃金の支払が使用者に義務付けられます。

ただし、これは労基法上の用語であり、監督行政が「時間外労働」といった場合は、原則この部分を指すことになります。

さて、冒頭の質問についてですが、最近では1日8時間以内の労働時間を定めている会社も増えています。例えば1日の労働時間を7時間と定めている会社については、1日8時間を越えない部分の労働時間をどのように取り扱うかの問題がでてきます。

通常の感覚では、終業時間を超えた時間を、たとえ法定労働時間の枠内であっても「時間外労働(残業)」と言ってしまうことがありますので注意が必要です。なぜなら、わが国では「時間外労働(残業)」は、2割5分以上割増をして賃金を払うように政令によって定められているためです。そのため、いわゆる所定労働時間を超える労働(前述の場合は、7時間を超え、8時間以内の部分、一般的にいう残業)のことを、法定内超勤として、時間外労働と明確に区分する必要があるわけです。

このことは、労働時間管理の視点のみではなく、総人件費にも深く関わってくるため、使用者の方には理解を深める必要がでてくるわけです。この「法定内超勤」については、行政側からも、多くの通達が発せられています。賃金体系や労働時間管理の見直しをする際には、ぜひ上記の内容もご検討いただければと思います。

 

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2006年09月12日

賃金計算の端数処理

 先日横浜市のある企業へ就業規則作成の件で訪問した際、賃金計算の端数処理について質問がありましたので今回はこれをテーマにしてみました。(ちなみに、その企業の計算方法は間違っていました。)

 「1時間あたりの賃金額」、「割増賃金額」などに1円未満の端数が生じたときは50銭未満は切捨て可能(*50銭以上は切上げ)。

 「1ヶ月の賃金額」に100円未満の端数が生じたときは50円未満は切捨て可能(*50円以上は切り上げ)。また、1,000円未満の端数を翌月に支払うことも可能。 但し、就業規則に規定しておくことが必要です。

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2006年09月11日

減給の制裁

  社員が遅刻・早退や違反行為をして減給処分を会社が行う場合には注意しておくことがあります。

 まず、働かなかった部分(時間)についての減給ならば、制裁の意味合いはないので、単にその部分を控除すればいいでしょう。

 しかし、制裁として減給処分を行う場合(働かなかった部分以外)には、労働基準法でその金額の制限が設けられています。

 例えば、15分の遅刻をしたときに、これを30分とみなしてカットしようとした場合、現実に15分間分は働いていないのでカットしても構いませんが、残りの15分間分について制裁をする場合に制限があるということです。

 前提として、減給制裁についての内容を就業規則で定めておくことが必要になります。その上で、以下の制限がかかってきます。

  。渦鵑慮叉襪亙振冂其發裡影分の半額を超えてはならない。

    *「平均賃金」であって「通常の賃金」ではありません。

 ◆仝叉訌躋曚1賃金支払期における賃金の総額の10分の1を超えてはならない。

 また、1日に3回の違反行為があった場合などは、1回の減給額が平均賃金の半額以下であればよく、3回分の減給合計額が平均賃金の半額を超えていても構いません。ただし、1回の違反行為に対して何回も減給することはいけません。

 賞与で減給制裁を行う場合も同様で、1回の減給は平均賃金の半額を超え、総額については1賃金支払期の総額(賞与額)の10分の1を超えてはいけません。

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2006年08月09日

厚生年金保険の保険料が改定されます

  平成18年9月分(10月納付分)から保険料が改正されます。

 これは平成16年の年金制度の改正において、平成16年10月分から毎年引き上げられていることなので、ビックリするようなニュースではありません。

 毎年0.354%(坑内員・船員については0.248%)ずつ引き上げられて、最終的には平成29年9月以後は18.3%に固定されることになります。

 今回変更される保険料は、平成18年9月分(10月納付分)〜平成19年8月分(9月納付分)のものです。

  •  一般の被保険者のケース

     現行14.288%→平成18年9月から「14.642%

  •   坑内員・船員の被保険者のケース

     現行15.456%→平成18年9月から「15.704%

    *共に厚生年金基金の加入員は除きます。

  給与計算事務を行っている担当者の方は十分気をつけて処理をしてください。また、社員から控除する自己負担額も当然変わってきますので、対象社員への通知も忘れずに行いましょう。

  毎月の給与計算処理を負担に感じられている会社は、当社へご連絡ください。

 

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2006年08月08日

早朝や深夜の出張のための移動時間は残業?

 よくある相談の1つに残業の取り扱いに関するものがあります。

 出張のために、朝早く出発したり、帰りが深夜になってしまったりすることがあると思いますが、これらの移動時間は給料に反映されるのでしょうか?

 たとえば、長距離トラックの運転手が、2人で交代しながら運転するような場合、1人の運転手が運転している間にもう1人が助手席で寝ていたとしても、それは待機時間として労働時間とされます。

 また、出張先に向かう移動時間は通勤時間と同様で、労働時間とはいえません(但し、移動途中で事故や怪我をしたら業務災害扱いになります)。

 つまり、出張先で法定労働時間を超えて働いた場合は残業代が発生します。しかし、早朝や深夜であっても移動時間であれば時間外労働には当たらず、残業代は発生しないということになります。

 同様に、休日明け朝一番に地方に仕事があるため、前日の深夜に現地入りしたとしても、休日の移動時間は労働時間にはなりません。

 とは、いうものの、取引先に向かうだけの移動も、目的は仕事ですので、多くの企業は出張の距離や所要時間に応じて「手当」や「日当」を支給しているようです。この際には、支給額などでもめることがないよう、企業は支給基準を明確にしておく必要がありますし、社員も内容を確認しておくことが重要になります。

 

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2006年07月12日

給与計算時のミス!!

給与計算・労働保険・社会保険等の手続きについて

 事業主または経理・総務担当者の皆様は、次の事項が会社で発生したときにどのように対処されていますか?

  1. 社員・パートの採用、退職のとき
  2. 社員が怪我や病気になったとき
  3. 社員の扶養家族や住所に変更があったとき
  4. 労災事故が発生したとき
  5. 賃金体系や給与支給日が変更になったとき
  6. 新たに営業所を設置するとき

 いずれの場合にも所定の手続きが必要となりますが、手続き漏れをしてしまうと、対象社員に不利益になるケースや退職社員との損害賠償問題に発展する可能性も考えられます。

 しかしながら、忙しくて時間が無かったり、各種手続きの中には法改正情報や専門知識がなくてはできないケースも多々あるため、「手続き漏れの可能性を排除できていない」のが現実ではないでしょうか?

 そこで、各種手続きのアウトソーシングを検討される事業主の方が増えています。ほんの一例ですが、ご契約事例をご紹介いたします。

〜 A社 運送業 の場合〜

 A社では、総務ベテラン社員が退職したあと、後任者がなかなか業務に精通せず、給与計算ミスや労働・社会保険関係の手続きミスが絶えなかったそうです。  

 ミスの内容はというと・・・

  • 時間外給与計算などの変動部分の計算を間違えていた
  • 社会保険料の改定に気づかず控除額を間違えていた

 などの基本的な内容でした。

 A社の社長も最初は大目に見ていたのですが、同じようなミスが何度も繰り返されたので激しく叱責すると、給料日直前に担当者に休まれてしまい、とうとう給与遅配が起こってしまったとのこと。ほかの従業員からは不信の声が漏れてくる状況の中、当社に相談したという経過です。

 今では、当社がすべての手続きを代行させていただいており、社長は「担当者の急な退職や休みも怖くなくなり、ストレスから解放された」と喜んでいただいております。

 

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2006年06月28日

独立開業と給与計算の委託

創業期はできるだけ多くの時間を本業に集中させたいところです。しかし、本業以外にも行わなければならないことが山積みで、どうしても貴重な時間をロスしてしまいがちです。

 

また、この時期は資金調達で苦労する時期でもあるので、無駄な支出の抑制が重要なテーマになりますが、貴重な時間を『コスト=費用」として意識していない経営者が多いことも事実です。 

 

早期の経営安定化を目指す為には、経営者及び従業員の効率的な時間の使い方(自社で行うべき業務の選択)が事業発展の重要なキーワードになります。

 

 

 創業期をスムーズに乗り切ることが出来た経営者

「創業期を乗り切るポイント」を知っています。

 

 

その一つとして挙げられるのが「アウトソーシングの有効な活用」です。厳しい経済環境下において、経営者の多くがアウトソーシングの活用を積極的に行っています。

 

「自社で行うべき仕事」と「外部に委託できる作業」を区別し、「労力の効率化・時間の有効利用」と「費用対効果」を考えます。特に専門的で、事業が継続する限り発生する「給与計算」はアウトソーシングの導入効果が大きく得られるものの1つです。

 

 

  時間・労力・人件費は効率的に!

 

 

 「タイムイズマネー」と言われるように、時間・労力はコストです。コストの削減は、売上アップに匹敵します。定期的で手間がかかる事務作業は思い切ってアウトソーシングをすることで、これらが大きく軽減され、本業に専念できるようになります。

 

 仮に自社で担当者が行うこととした場合、人件費(固定給・残業代・通勤代・社会保険料など)が掛かるばかりでなく、人事労務上のリスクも発生します(簡単に辞めさせることが出来ない、急に辞められても困る、引継ぎの不安、計算ミス時の対応など)。

 

 

 

創業期にこそ

アウトソーシングを効果的に導入すべきです。

 

 

実際に月次の給与計算をアウトソーシングした企業の多くが、煩雑な事務作業がなくなった上に、コスト削減を実現しています。今後は毎年のように社会保険料率が変更になり、新たな専門知識も更に必要になります。その上、企業として給与計算のミスは、社員との信用問題に発展しかねませんので、慎重な対応が必要です。

 

「うちはまだ人数が少ないから、自分達でやる」とおっしゃる方もいますが、むしろ少人数だからこそアウトソーシングを利用して事業に集中すべきです。近い将来社員数が増えてきて少し余裕が出てきた段階で自社担当者が行うようにすると良いでしょう。(しかし市販計算ソフトは購入費よりメンテナンス費の負担が大きい)。

 

 

 

こんな企業はアウトソーシングを検討しよう

 

     社会保険の事務手続きや、保険料計算が面倒だ。

     給与計算は自社で行っていたが、計算ミスなどがあり、非効率に感じることがある。

     給与計算ミスで無駄なコストが発生する。

     担当者が代わったため、引継ぎなどの事務が煩雑になり、余計な残業代が発生する。

     支給日近くは一時的に業務が集中するため、担当者に負担が掛かり、不満が出ている。

 

 

「どれくらいの費用で、手続きを行うのか?」「内容を具体的に聞いてみたい」と思われる方はご連絡ください。

 

 当社では、詳細資料送付やお見積もりをさせて頂くほか、事業の規模や内容に合わせたご提案をさせて頂いております。

 

 

 

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2006年03月24日

給与計算代行サービス

 当社「給与計算代行サービス」は頻繁に法改正がある労働保険・社会保険のことから税金や従業員の勤怠管理までしっかりとサポートさせていただいております。

 給与計算事務を代行にすることで、これまで手続きに費やしていた時間がなくなり、人件費削減、事業拡大や企業発展のために使える時間が格段と増えることでしょう。

 

 

 

その1、給与計算業務の概要

 

 給与の額は、毎月同じではありません。繁忙期には残業代や特別手当の支給も考え、また逆に閑散期には人件費をできるだけ削減したいものです。労働保険や社会保険の法改正や税金の法改正、さらには突発的な問題(労災・育児・介護・無断欠勤・遅刻・早退)などもあります。

 

その2、代行にするメリット

 

 ・社員の事務負担が軽減される。

 ・社員の労働時間を抑えられるので、残業代などを削減できる。

 ・社員には空いた時間で他の業務を任せることができる。

 ・担当者が退社したり、休んだりしたときの引継ぎが不要になる。

 ・社内での個人情報漏洩防止になる。

 ・法律改正や税率改正などに漏れなく対応できる。

 

 

その3、サービス導入の流れ

 

<導入時>                

 ・賃金体系のヒアリング

 ・個人別給与のヒアリング

 ・給与データ入力表のご提出           

 ・給与明細・賃金台帳のチェック・アドバイス         

 ・給与明細・賃金台帳の送付 

          

 

<2か月目以降>

 ・給与データ入力表のご提出

 ・給与明細・賃金台帳のチェック・アドバイス

 ・給与明細・賃金台帳の送付

 

*給与データ入力表のご提出後、当社に届いてから3日以内で給与明細書・賃金台帳のチェックをしていただく書類を送付します。

 

*チェック確認後、2日以内で給与明細書・賃金台帳を送付します。

 

*導入時には、いただく資料のご説明や解決すべき問題点などのアドバイス・打合せを行います。給与計算が軌道に乗るまで繰り返し打合せを行いますので、事業主様には安心してご利用いただけます。

 

 

その4、その他のメリット

 

 ・今までの賃金計算を見直すタイミングが分かる!

 

  給与計算が軌道に乗りましたら、現状の基本給や諸手当の問題点発見、解決策をご提案いたします。

 

 ・地域密着の専門家集団をネットワーク化!

 

  当社は弁護士・税理士・公認会計士・司法書士・行政書士などと提携しており地域密着型ですので、地域特有・自社特有の問題などもご相談いただけます。

 

 ・公的助成金の受給可能性をリアルタイムに診断します。

 

 公的助成金情報をお知らせし、受給可能なものの申請をサポートします。給与計算を代行することで、助成金申請に必要な情報を把握できるので、受給の可能性をリアルタイムにご案内できるようになります。受給要件が該当しているのに申請していない「もらい忘れ」がなくなるわけです。

 

 正確かつスピーディーな給与計算代行サービスを是非ご検討下さい。

 

 

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越石 能章(こしいし よしあき)
越石 能章(こしいし よしあき) 労苦と使命の中にのみ人生の価値(宝)は生まれると考えています。誠実をモットーに、士業の枠にとらわれない総合的な経営支援を展開します。
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